Карьерный рост секретаря

Карьерный рост секретаря может заключаться в движении от оператора на телефоне до руководителя секретариата. Другой вариант стремлений многих секретарей — должность помощника руководителя. В некоторых компаниях преуспевшие получают руководящий пост, если хорошо разбираются в специфике деятельности организации. Например, выполняя многочисленные обязанности в небольшой компании, секретарь вправе рассчитывать на кадровые, офисные или PR-должности при расширении организации или смене места работы.

Для многих работа секретарем — возможность сориентироваться в офисной жизни и выбрать для себя что-то по вкусу. Если не лениться, всегда найдется возможность проявить себя, быть замеченным, хотя и существует мнение, что должность секретаря — карьерный тупик. Можно приводить много доводов за и против, но очевидно одно: есть люди, получающие удовольствие от работы секретаря, то есть человека, который всегда на виду, находится в курсе всех событий и является незаменимым помощником.

Стоит сразу же оговориться, что классифицировать секретарей по названиям и функциям практически невозможно, так как всегда будут иметь место расхождения либо в названиях должностей, либо в обязанностях. Действительно, секретарь — это профессия с наименее четко определенным кругом деятельности. Поэтому, несмотря на то, что каждый прекрасно знает, чем занимается секретарь, полностью перечислить все его действия довольно сложно.

Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, — все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то офис-менеджер наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный администратор офиса, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя — личный секретарь, а у руководителей высшего звена — еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей! Поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

• оператор на телефоне;

• секретарь на ресепшн;

• офис-менеджер;

• личный секретарь.

Приведенная здесь условная классификация хотя и претендует на полноту, все же оставляет читателям возможность дополнить ее, исходя из личных наблюдений.

Чтобы начать трудиться секретарем «с нуля», необходимо обладать некоторыми навыками, без коих можно претендовать лишь на должность оператора на телефоне. Предпочтение при приеме на работу отдают тем, кто имеет гуманитарное образование, например филологическое, лингвистическое. Хорошо, если за плечами есть курсы машинописи или делопроизводства. Несмотря на то что печатные машинки исчезли из обращения, правила составления документов никто не отменял. Если же такого образования нет, как и возможности пройти курсы, то неплохо хотя бы повысить скорость набора, воспользовавшись каким-нибудь популярным клавиатурным тренажером. Освоив слепой десятипальцевый метод и демонстрируя скорость набора в районе 200 ударов в минуту, уже удастся создать приятное впечатление о себе.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

В обязанности оператора на телефоне входят ответы на звонки, но чаще — обзвон потенциальных клиентов. Полный рабочий день пять дней в неделю, набирая номер за номером по обычному телефонному справочнику или базе данных, они слышат в ответ на заранее заготовленный текст фразу: «Спасибо, не надо» — это в лучшем случае. А в худшем… Невзирая ни на что, со всеми надо разговаривать корректно, объяснять доходчиво, всю информацию аккуратно записывать, систематизировать, куда-то перезванивать, отчитываться перед руководством.

Хотя в объявлении о вакансии перечислены минимальные требования: образование не ниже среднего специального, начальное знание ПК, можно без опыта работы, из личных качеств, как правило, коммуникабельность и доброжелательность. На самом деле далеко не все могут выдержать такую работу, потому что надо обладать высокой стрессоустойчивостью, позитивным отношением к жизни, терпением, дружелюбием, способностью вести переговоры, хорошей дикцией, выразительной грамотной речью, а главное, даром убеждения. Но, имея все перечисленные качества, можно было бы давно сделать карьеру! Да, но жизнь не так проста. Часто женщина, а именно к ним обращено большинство объявлений, окончив или даже не успев окончить институт, выходит замуж, рожает ребенка, а то и нескольких, и на три-пять или больше лет оказывается вне активной жизни общества. Квалификация по специальности утрачена, опыта работы нет, все знакомые давно реализовались, родственники настроены весьма скептически плюс другие проблемы, отнюдь не повышающие самооценку. Те же сложности возникают у сотрудниц государственных служб, а также у обладательниц образования, которому трудно найти применение.

Для подобных должностей нижняя возрастная граница часто составляет и 20, и 30 лет, потому что многие считают, что молодые амбициозные девушки не смогут выполнять кропотливую, монотонную работу. Верхняя возрастная граница — 40–55 лет.

Труд оператора на телефоне очень тяжелый, но на него стоит согласиться, если вы всерьез решили сделать что-то в своей карьере, если рассматриваете такую деятельность не как пожизненную каторгу, а как способ чему-то научиться, если на любые ответы реагируете спокойно и забываете все рабочие неприятности, выходя из офиса. Самое важное — правильно выбрать компанию. Но будьте осторожны, именно среди подобных объявлений размещают свою рекламу представители сетевого маркетинга. К тому же среди работодателей попадаются недобросовестные люди, которым проще уволить сотрудника, чем ему заплатить.

Чем труднее работа, тем больше «реверансов» в объявлении: и обучение у них бесплатное, и коллектив дружелюбный, и, что особенно умиляет, перспективы карьерного роста ну просто не ограничены! Подыскивая себе место, надо постараться пройти как можно больше собеседований. Эта работа не штучная, поэтому не стоит бояться, что ценную вакансию займут другие, и уже из всех предложенных условий труда выбрать наиболее приемлемые. Надо внутренне подготовиться к такой работе, не принимать на свой счет грубость и хамство, перенимать опыт более успешных коллег. Позже, оценивая свои перспективы в данном офисе, нужно подумать о следующем шаге: продвинуться до менеджера, офис-менеджера, секретаря на входящие звонки или на ресепшн или перейти в другую компанию, где найденных по обзвону клиентов не придется отдавать менеджеру, а можно вести самостоятельно.

Зарплата у оператора на телефоне — 200–300 у. е. даже с учетом всех указанных в объявлении, но весьма призрачных процентов.

Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии — ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Секретарь на ресепшн обычно выполняет работу секретаря на телефоне, то есть отвечает на входящие звонки, регистрирует телефонограммы, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух людей, иногда секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.

Однако если говорить именно о секретаре на ресепшн, то его обязанность — встретить посетителя и сопровождать до тех пор, пока им не сможет заняться офис-менеджер или другой сотрудник, к которому он пришел. А ресепшенист тем временем возвращается за стойку и ожидает следующего клиента. Поэтому для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (до 30 лет) внешне приятных девушек. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, разумеется, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального, опять же в зависимости от контингента посетителей. А из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Карьера секретаря на ресепшн развивается в зависимости от стремления самой девушки. Если она имеет (или пока только получает) лингвистическое образование или образование в сфере управления, то дальше может продвигаться в карьерном плане по линии отдела кадров или секретариата, если же она обучается по профилю работы фирмы, то в дальнейшем имеет шанс занять место в числе ее сотрудников или менеджеров. Поэтому первоначальная зарплата составляет около 300 у. е. без знания (или без применения) иностранных языков и 500 у. е. с применением знания иностранного языка.

Не всем удается сразу же сделать стремительную карьеру, не каждый умеет перепрыгивать через головы, а иногда шагать по ним. Добиться своей цели возможно, передвигаясь и маленькими шажками, за каждый из которых потом не будет стыдно. Вкладывая в работу максимум старания, достигают многого, а что будет стартом — телефон или административная стойка — не так уж важно.