Организовывает информационные потоки учреждения либо предприятия. Регистрирует и принимает документы,что поступили, передает их на выполнение. Учитывает отправляемую и получаемую корреспонденцию. Хранит и систематизирует документы текущего архива. Сдает в архив организации регистрационную картотеку, компьютерные банки данных и законченные дела.
Обязанности:
- разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документной информацией и документами на основе использования вычислительной и организационной техники,
- участвовать в планировании, совершенствовании и организации деятельности отдела по документационному обеспечению управления,
- контролирует состояние делопроизводства,
- разрабатывать табели документов различного уровня управления и предназначения, классификаторы документной информации, унифицированные системы документации,
- организовывать внедрение системы ведения документации,
- принимать меры по упорядочению состава информационных показателей, документов, а также сокращение их количества и оптимизация документопотоков,
- отбирать документы, передаваемые на государственное хранение, и экспертизу ценности документов,
- участвовать в постановке задач, совершенствовании и эксплуатации информационных автоматизированных систем, а также систем управления, проектирования, и в разработке новейших информационных технологий,
- обобщать и изучать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывать нормативно-методические документы, касающиеся вопросов документационного обеспечения,
- принимать участие в работе по расстановке, повышении квалификации кадров отдела документационного обеспечения и их подбора,
- выполнять отдельные служебные поручения от своего руководителя.
Должен знать:
- организацию архивного дела,
- законодательство о труде,
- документообразование,
- основы организации труда, управления и экономики,
- методы актуализации и проектирования баз и банков данных,
- методы анализа, проектирования, развития и исследования документационных систем,
- основы эргономики, социальной психологии, социологии, управления,
- правила внутреннего трудового распорядка,
- порядок классификации, хранения, оформления экспертизы ценности документов,
- правила и нормы охраны труда
- распоряжения, приказы, постановления, другие нормативные и руководящие документы, которые касаются документационного обеспечения управления.
Справка
Основа существования любого предприятия – это документы. Без них и без налаженной системы документооборота возникнет хаос и неразбериха. Документовед и есть тот специалист, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации.
«Прародителем» профессии документоведа можно считать писца. В Древнем Египте именно писцы составляли и переписывали свитки (прообраз документа). Профессия была невероятно почетной и престижной. «Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников», – написано в одной из египетских летописей. Неудивительно, ведь писцы – это специально обученные искусству письма люди.
Они знали не только язык иероглифов, но и прекрасно разбирались в точных науках – арифметике. Писцами почти всегда были мужчины и передавали свою работу по наследству. Описание деятельности
Сегодня профессия документоведа преимущественно женская. Это специалист, который знает все о документах и о работе с ними. Главное в его работе – составление и оформление деловых бумаг. Документовед ведет их учет и регистрацию, контролирует работу справочно-информационной службы своей организации или предприятия. Следит за соблюдением порядка и условием хранения любых деловых бумаг в зависимости от уровня их важности.
Сегодня предприятия и организации массово переходят на электронный документооборот, что во многом упрощает работу специалистов.
Не стоит думать, что профессия документоведа скучна. Это не только работа с «бумажками». Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.
Характеристика сотрудника
Внимательность, аккуратность и усидчивость – самые важные качества для людей, работающих с деловыми бумагами. Ошибка в цифрах, датах, тем более потеря документов могут привести к большим штрафам при кадровом аудите.
Очень часто документоведу поручают готовить документы для государственных руководителей или самого президента. Это требует высокой ответственности и знания действующего законодательства, постановлений, распоряжений, касающихся документооборота.
Документовед работает с большим объемом информации, поэтому так важно обладать хорошей памятью.