Что предпринять чтобы работать эффективно?
Среднестатистический человек проводит на работе примерно треть своей жизни. При таких значительных временных затратах естественно стремление каждого как-либо оптимизировать выполнение своих трудовых обязанностей. Несмотря на значительные достижения информационных технологий и популяризацию тайм-менеджмента, позволивших многим освободиться от «офисного рабства», проблема переработок и неэффективного расходования рабочего времени до сих пор не решена.
Что же можно предпринять для того, чтобы работать более эффективно, при этом оставляя себе больше свободного времени? Сегодня об этом рассказывает психолог-консультант Елена ТИХОНОВА .
Важные вопросы
В основе деятельности любого человека лежат его потребности. По отношению к занимаемой должности и карьерным перспективам у работника также есть свои ожидания и надежды, которые мотивируют его трудиться с большей или меньшей отдачей. Для начала важно определить, как соотносится выполняемая работа и то, что вы рассчитываете от неё получить. Действительно ли данное место работы является подходящей площадкой для реализации поставленных перед собой целей? Если да, то ваша задача – организовать свои действия так, чтобы получать наибольшую пользу от всех интеллектуальных, физических и эмоциональных усилий, вкладываемых в работу.
Оценить эффективность своих действий можно тогда, когда есть очевидные критерии для оценки и возможность сравнения. Чем яснее для человека свои карьерные цели, тем точнее принимаемые решения и эффективнее выполняемые действия. Стремление к достижению осознанной цели само по себе способно повысить вашу продуктивность в разы, однако одной целеустремлённости недостаточно. Существует несколько вопросов, которые необходимо регулярно задавать себе для распоряжения рабочим временем с максимальной пользой. Например, знаменитый бизнес-тренер Брайан ТРЕЙСИ в своей книге «Привычки на миллионы долларов» выделил пять таких вопросов.
1. За что мне платят деньги? Задумайтесь, зачем вас, собственно, взяли на работу. Сформулируйте, от каких именно результатов зависит ваша зарплата. Этот вопрос поможет отделить принципиально важную работу от сопутствующих и технических задач.
2. Какие задачи наиболее важны? Что среди ваших рабочих дел имеет наибольшую ценность? Обычно количество таких задач не выходит за рамки трёх. Сомневающиеся могут попросить совет у непосредственного начальника: перечислить по пунктам перечень своих трудовых обязанностей и попросить руководство выделить три наиболее значимых. Очень важно добиться ясности и согласованности в этом вопросе, иначе вашу работу вряд ли можно будет считать эффективной. Как сказал консультант по менеджменту Бенджамин ТРЕГО : «Самая ужасная трата времени – это делать хорошо то, что не надо делать вообще».
3. Безупречное выполнение какой работы отличает меня от других? Определите сферу деятельности и задачи, которые идеально можете сделать только вы и никто, кроме вас. Что можете делать именно вы, принося наибольшую пользу своей организации? Иными словами, нужно выяснить сферу своего конкурентного преимущества и сосредоточиться на ней.
4. Какая одна работа является самой главной? Что это за деятельность, в которой максимально используются ваши способности и которая наиболее полезна для вашей организации? Как можно организовать своё рабочее время, чтобы больше концентрироваться на выполнении этого дела?
5. Как наилучшим образом распорядиться временем? Вопрос, для которого у вас должен быть готов ответ не только ежедневно, но и ежеминутно, звучит так: «Как я могу с наибольшей пользой распорядиться своим временем прямо сейчас?». Способность точно ответить на этот вопрос, учитывая четыре ваших предыдущих ответа, является ключом к личной эффективности вне зависимости от того, каким трудом вы заняты.
Создание продуктивного времени
В своём бестселлере «От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет» бизнес-консультант Джеймс «Джим» КОЛЛИНЗ выделил наиболее важный фактор успеха известнейших компаний. По его мнению, это умение «посадить в автобус нужных людей и высадить ненужных», а затем «посадить нужных людей на нужные места». Исходя из этого, залогом эффективной работы организации будет умение её руководителя постоянно думать о том, кто именно наилучшим образом справится с той или иной работой. Подчинённые же, желающие работать продуктивно, должны определиться, в чём именно они могут проявить себя в качестве «нужных людей».
Определившись со своими задачами и видя конечную цель, нелишним будет применить несколько практических советов непосредственно на рабочем месте .
1. Начинайте каждый рабочий день с самого важного дела. Что бы это ни было, способность приниматься за важную работу с самого утра и доводить её выполнение до конца поможет сэкономить не только время, но и нервы, поскольку каждый день в этом случае будет заканчиваться с ощущением выполненного долга, принесённой пользы и эмоционального подъёма.
2. Приступайте к работе быстро и объединяйте схожие задания. Привычка работать без промедления достигается исключительно в результате длительной практики, но результат стоит того, ведь он сулит увеличение продуктивности примерно вдвое. Умение выделять сходные дела и выполнять их «единым порывом» увеличивает скорость выполнения каждой последующей похожей задачи, причём выполнение последней задачи займёт у вас только 20% времени, израсходованного на выполнение первой.
3. Занимайтесь тем, что получается лучше всего. Оттачивание мастерства в деле, которое удаётся отлично выполнять, выведет вас на новый уровень компетентности, на котором успешно освоенная область будет расширяться, пополняясь новыми навыками.
4. Определите сдерживающий фактор. Дело в том, что успех того или иного дела определяется его «самым слабым звеном». Что мешает выполнять вашу важнейшую работу, что сдерживает рост продаж или скорость изготовления деталей? Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие навыки более эффективно? Работа над устранением сдерживающего фактора всегда окупается сполна.
5. Присмотритесь к приоритетам. Приоритеты в делах обычно устанавливаются по критериям важности и срочности, и «зелёный свет» получают дела, выполнение которых и важно, и срочно. Однако специалисты по организации времени всё чаще советуют обратить внимание на дела категории «важно, но не срочно», то есть на те, невыполнение которых будет иметь глобальные последствия в отдалённом будущем. Специалист по организационному управлению Стивен КОВИ в своём труде «Семь навыков высокоэффективных людей» советует уделять повышенное внимание именно таким делам, поскольку они в конечном итоге определяют достижение вашей долгосрочной цели. Кроме того, особенностью таких дел является тенденция перерастать в категорию срочных и оборачиваться авралами, что проще предотвратить, ежедневно уделяя им специально «зарезервированное» время.
Ваш «продуктивный» стол
Многие знают об ограниченном количестве объектов, которые человек способен одновременно удержать в зоне своего внимания, но мало кто учитывает эту особенность при организации рабочего места. Между тем зона внимания человека охватывает от 5 до 9 объектов, а продуктивно работать можно лишь с одной задачей за раз. Для быстрого выполнения дел от многозадачности придётся отказаться. Эксперт в области управления временем Глеб АРХАНГЕЛЬСКИЙ советует помещать в центр внимания на рабочем столе (как правило, это монитор или телефон) лишь то, что относится к выполнению вашего самого важного задания в данный момент. Даже такие «невинные» предметы, как калькулятор или карандаши, способны рассеивать внимание и снижать концентрацию, увеличивая время выполнения работы. Все необходимые инструменты должны находиться в пределах досягаемости, но вне центра вашего внимания. При этом все не относящиеся к выполнению задания вещи лучше убрать со стола вообще, а для последующих дел оставить стикеры-напоминания (максимум 8 помимо выполняемого в данный момент дела).
Такие простые приёмы позволят сэкономить недели и даже месяцы вашего рабочего времени, но работать они будут лишь при регулярном применении в деле.
Главная || НАЧАЛО РАЗДЕЛА ||
| Rabotaite.io.ua - сайт о работе и карьере |
| Бизнес и Работа |