Представляем ключевые советы при контроле времени:
Будьте честны, не старайтесь обмануть себя и произвести на самого себя лучшее впечатление.
Выясните, какое количество времени вы реально контролируете, и поставьте цель увеличить это количество.
Если «скатываетесь» на прежние привычки, не казните себя – просто начинайте все заново. Не пытайтесь все успеть за счет времени отдыха и общения с близкими – есть много других резервов.
Конкретные рекомендации:
1. Вносите в ежедневник записи обо всех контактах немедленно, после того как согласовали их (конечно, ежедневник должен быть всегда под рукой).
2. Разбивайте крупные дела на мелкие операции как можно скорее, в идеале – сразу, как только приняли решение и поставили конечные сроки («Слона нужно есть частями»).
3. Когда распределяете дела в рабочем расписании, делайте это в тесном контакте с коллегами – больше уверенности, что вас не подведут, и вы сами осознаете истинную меру ответственности, в конце концов.
4. Составляйте три уровня планов: на длительный срок, на короткий срок и «на сейчас». Сделайте так, чтобы все эти планы были под рукой во время работы.
5. Всегда планируйте и имейте запас «кризисного времени», чтобы текучка не мешала выполнять срочные и авральные дела.
6. Периодически пересматривайте приоритеты.
7. Не группируйте время встреч, переговоров слишком тесно, оставляйте зазоры. Эти зазоры впоследствии могут быть использованы.
Бизнес-тренер компании «Арсенал-Консалтинг» Алексей Топоров советует учесть при работе над персональным тайм-менеджментом следующие ключевые моменты.
Контроль порядка использования времени проводите, ведя записи.
В течение недели заполняйте свой ежедневник или шестидневку с использованием лайтеров (выделяющих маркеров). Для каждого вида деятельности выберите лайтер своего цвета.
Выделяйте завершенные дела, которые вы готовы признать малозначащими и не слишком необходимыми, определенным цветом, например, оранжевым. Если к концу недели у вас появилась оранжевая страница, обратите внимание на список приоритетов и пересмотрите свой способ принятия решений.
Допустим, вы выделяете дела, которые вас заставили делать (то есть, вы делали их не по своему желанию, а под воздействием обстоятельств или людей), голубым лайтером. Если целая страница к концу дня или недели «поголубела», потом не обижайтесь на самого себя за то, что в итоге образовался дефицит времени на решение своих дел.
Можете выделить время, которое отнимает у вас кто-либо из партнеров, например, розовым цветом. Задумайтесь, соответствуют ли эти затраты реальной значимости для вашей жизни, успеха и развития?
Зеленый лайтер может обозначать дела, которые вы выполнили так, как задумали, вовремя, без перерывов, отвлечений и переделок. В этом случае широкие зеленые полосы в вашем ежедневнике – лучший показатель благополучия в собственном тайм-менеджменте. Следовательно, дела идут на лад.
