Ошибки в рациональном использовании рабочего времени
Задумайтесь, что мешает вам рационально использовать рабочее время? Возможно, это:
- отсутствие правильного планирования;
- непредсказуемые посетители и дела;
- незнание законов тайм-менеджмента;
- неумение отказаться от выполнения дела, не входящего в служебные обязанности; «разбазаривание» времени по мелочам;
- отсутствие четких целей и критериев выполнения дела.
Если вы руководитель, и подчиненные не справляются с задачами, то, скорее всего, вы допускаете следующие ошибки:
Ошибка 1. Неясно ставите цели перед подчиненными.
Спросите своих подчиненных, какой круг задач они должны выполнять? Очень часто сотрудники слабо знают свои функции, приписывая себе более легкие, интересные или трудно контролируемые задачи. Почему это происходит? Потому, что в данной организации или подразделении не уделяется особого внимания эффективному распределению обязанностей.
Ошибка 2. Не доверяете. Применяете тотальный контроль.
Для чего необходим контроль?
1. Для своевременного вмешательства в ход выполнения задачи, в случае возникновения проблем (т.е. для того, чтобы задача была решена).
2. Для собственного спокойствия. В практике управления используются определенные виды контроля.
Ошибка 3. Несправедливо оцениваете работу. Не поощряете работников словесно.
Зачастую руководители считают, что заработной платы достаточно для того, чтобы их сотрудник ощутил обратную связь своих усилий в работе. Известно: кто хорошо работает – хорошо и получает. Такая позиция мешает руководителю полноценно использовать нематериальные способы мотивации к работе.
Татьяна Балан, бизнес-тренер, психолог ТК «PERSON», советует:
Правило 1. Научитесь правильно делегировать полномочия, если вы управленец.
Делегирование – процесс взаимный. При этом должно присутствовать понимание задачи с двух сторон и взаимное желание решить ее в короткие сроки.
Если вам делегируют то, что непонятно, или на что не хватает ресурсов, компетенции, полномочий и т.д. – не стесняйтесь, озвучьте все эти проблемы.
Правило 2. Учите своих подчиненных правильному отношению со временем.
Время – это личность. Проверьте, в каких отношениях вы с этой личностью.
Правило 3. Умейте отделить срочное от важного. Если ваши дела и срочны, и важны, старайтесь выполнить их сиюминутно.
Правило 4. Помните закон Парето: 80% результатов – при 20% усилий. Т.е.
малыми вложениями можно достичь больших результатов. Но это – при условии, что вы начинаете день с важных дел.
Правило 5. Подумайте, как наладить баланс между личной жизнью и работой. Это даст мотивацию к тому, чтобы начать интересоваться управлением временем,
обучением и самосовершенствованием.
