Персонифицированные приглашения на презентацию не обязательно должны быть строгими, а вот разослать их нужно с расчетом, что гости получат их не позже, чем за две недели до события.
Где бы ни проходило мероприятие, гостей нужно встречать у входных дверей, встречающие показывают гостям, как пройти в гардероб, и направляют в зал.
Первые тридцать минут выделяются для встречи приглашенных и их знакомства, а так же раздаче рекламных материалов. В это же время официанты разносят аперитив.
Затем начинается основная часть мероприятия, которая длится не более тридцати минут. Начало главной информационной части презентации броским и запоминающимся – презентация эффективна только тогда, когда она увлекает аудиторию с самого начала и удерживает внимание до конца.
Выступления специалистов должны быть непродолжительными, приблизительно по пять минут каждое, при этом последующее должно логически продолжать предыдущие и сопровождаться наглядными материалами – слайдами образцами продукции. Цель презентации – не выдать всю имеющуюся информацию, а лишь заинтересовать, привлечь внимание и показать перспективы. Так же на презентации необходимо поощрить своих постоянных партнеров и журналистов, пишущих о компании.
После таких приятных моментов гостей приглашают на прием, который длится час-полтора. Это может быть фуршет или коктейль, когда официанты с подносов подают напитки и закуски. Время приема следует использовать для неформального, но делового общения с потенциальными партнерами, инвесторами, журналистами, чтобы в подсознании участников отложилась определенная резонансная информация. Финальный аккорд: почетный гость произносит тост от имени всех присутствующих, выражает благодарность организаторам, желает успехов и процветания их учреждению. После этого хозяева становятся у выхода из зала, где проходил прием, и прощаются с гостями.