Организовать себя и свою работу многим людям бывает достаточно тяжело. Очень часто рабочий день строится совсем не так, как хотелось бы. Поэтому надо заранее планировать рабочее время таким образом, чтобы внезапно свалившиеся проблемы отнимали лишь часть времени и не превращали работу в непрерывный стресс. Оставьте в конце текущего рабочего дня несколько минут, чтобы подготовиться к завтрашнему. Вспомните о приоритетных проблемах, тех, что не терпят отлагательства. Но план должен быть реальным — те дела, которые вы ни при каких обстоятельствах выполнить не сможете, лучше перенести на более подходящее время. Случаются ведь иногда и менее напряженные дни. Иногда в такие спокойные периоды можно успеть сделать в десять раз больше и разгрести старые завалы.
Работая в Германии, я обратила внимание на то, как строит свой рабочий день в издательстве немецкая коллега. Она активно использовала компьютерную программу распорядка дня. Накануне вечером немка составляла план на завтра, учитывая все, вплоть до мельчайших подробностей. Даже пятиминутная пауза для чашки кофе не была забыта. Она расписывала запланированные встречи, задания, время редакционных совещаний, даты всевозможных мероприятий, сроки сдачи проектов и т. д. В ее компьютере без конца звякал колокольчик, напоминая о том, что она должна в настоящий момент сделать. Назойливый колокольчик продолжал брякать до тех пор, пока задание не было выполнено и удалено. Поначалу меня это бряканье-звяканье здорово раздражало, а потом я и сама пристрастилась к такому способу планирования рабочего дня. Очень помогало.
Конечно, какой бы внутренней дисциплиной не обладал человек, все его усилия на рабочем месте будут напрасными, если на предприятии отсутствует правильная организация трудового процесса. Чаще всего это выражается в нечетком разделении труда между отделами или сотрудниками, отсутствии навыков профессионального управления у топ-менеджеров, когда границы ответственности совершенно не определены, служебные обязанности расплывчаты, механизм принятия решений не прописан и не ясен даже руководителям, цели фирмы и стратегии развития отсутствуют, нагрузка сотрудников неравномерна и как результат — низкая мотивация всего персонала и плохая самоорганизация некоторых специалистов.
Чаще всего от полной неразберихи на фирме страдают работники среднего и низшего уровня. К сожалению, они не в состоянии повлиять на решения руководства и нормализацию трудового процесса. Рабочий день в такой компании проходит в лихорадке, коллектив на взводе, все носятся как угорелые... Но если посмотреть на результативность такого труда, то возникнет печальная картина — бег на месте, переходящий в ходьбу на месте и... все на месте. Беготни, переписки и перезвона много, в решении проблемы задействованы множество сотрудников, а практически ничего не сделано. В конце такого трудового дня работники чувствуют себя «выжатыми лимонами» или спущенными воздушными шариками. Энергии не осталось — батарейки сели. Целый день люди находились в стрессовой ситуации, которая в очередной раз ничем не разрешилась.
К сведению: привычное нам понятие «стресс» ученые разделяют на хороший и плохой, полезный и вредный. Есть эустресс и дистресс. Эустресс, как правило, кратковременный и может идти на пользу человеку. Именно его использует шоковая терапия. При эустрессе организм мобилизует все свои функции для борьбы с неприятным воздействием. А вот дистресс — это как раз вредоносный стресс, в результате которого человек может долгое время пребывать в угнетенном состоянии.
Следствием такого стресса или любых неприятных моментов на работе могут быть самые различные реакции, только кажущиеся ничего не значащими. Вдруг вспыхнувшее лицо, неожиданный провал в памяти, потеря нити разговора, задрожавшие руки или ноги, ком в горле, головокружение, тошнота. Эти проявления вовсе не так безобидны. Организм сигнализирует: со мной не все в порядке. Между тем мы должны во всех жизненных ситуациях оставаться как можно более бесстрастными. Инфаркты и инсульты не нужны никому ни на работе, ни дома. Научиться не принимать все близко к сердцу? Этот мудрый совет так и остается только советом уже многие века. Но когда тебя на работе разрывают на части, когда надо сделать одновременно миллион дел, когда бесчисленное количество деловых встреч, назначенных на один день, а времени совершенно нет... Любой стресс отнимает очень много энергии, которая срочно необходима в настоящий момент именно для работы. Поэтому надо стараться не то что не замечать стрессовых ситуаций, а просто умело обходить, не допускать их агрессивного воздействия на самочувствие.
Вдох — выдох
Итак, у вас срочное задание. Шеф уже четыре раза звонил: «Еще не готово?» Вы судорожно хватаетесь за все папки. Как всегда, не удается найти нужные документы, компьютер, как назло, соображает медленно, нужный файл куда-то подевался, в этот момент опять звонит телефон. Ваш коллега в противоположном углу комнаты орет не своим голосом, разговаривая с заказчиком. Ну совершенно невозможно сосредоточиться.
Необходимое действие: вы глубоко вдыхаете. Попробуйте пока сконцентрироваться только на дыхании. Вы когда-нибудь пробовали дышать совершенно осознанно, сосредоточившись только на дыхании? Как правило, все дышат поверхностно, не наполняя легкие кислородом в нужном объеме. Вдыхайте и выдыхайте воздух медленно. Это не просто производственная гимнастика в самое неподходящее время. Кислород в нашем организме — носитель энергии. Подобное дыхание приведет к тому, что деятельность мозга, сердца, дыхательных органов и частота пульса нормализуются и вы получите возможность сконцентрироваться на задании.
Усилие воли
Легко сказать: «Усилием воли заставьте себя сконцентрироваться». А если нет никаких условий для концентрации? В последнее время, экономя на аренде помещений, отечественные работодатели идут по так называемому американскому пути, размещая рабочие места в офисах по образу и подобию полицейских участков в США. Совершенно разноплановые отделы собраны в одном большом зале, разделенном перегородками, которые лишают сотрудников не только света, но и воздуха. Звукоизоляции, соответственно, никакой. В общем, нахождение в течение трудового дня в таком помещении для сотрудников весьма мучительно. Руководители одного из крупных московских книжных издательств в огромном зале разместили десяток разных редакций, то есть примерно 80 сотрудников. Если учесть, что к редакторам ежедневно приходили авторы, художники, фотографы, то присутствующих в этом караван-сарае можно было смело умножать на три. Тут же пытались работать корректоры. Результата их труда долго ждать не пришлось. Прямо на титульном листе детской книжки, которую вычитывал опытнейший корректор, вскоре красовалось чудное название «КАЛАБОК». Пришлось корректоров отправить работать по домам.
Между прочим, в советские времена заведующая корректорской одного книжного издательства, прошедшая суровую школу Политиздата и Воениздата, всем входящим в комнаты, где работали корректоры, запрещала с ними даже здороваться. «Вот вы отвлекли корректора на одну секунду — и тут же появилась ошибка в тексте», — объясняла она свое требование.
А кому-то надо срочно сдавать баланс, у кого-то на столе сложные расчеты — всем нужна обстановка, в которой они могли бы сконцентрироваться.
Итак, перед вами годовой отчет. Завтра его надо сдавать. Попытайтесь сосредоточиться на минуту — спросите себя, действительно ли вы сейчас размышляете над тем, что читаете? Или ваши мысли где-то далеко. О том, что завтра еще надо писать объяснительные записки? Или беспокоят семейные проблемы? Или предаетесь воспоминаниям о вчерашней встрече с друзьями? Проведите маленький эксперимент. Ответьте на следующие вопросы. Куда в данный момент устремлен ваш взгляд? Что видите — рисунок на обоях или ветку дерева в окне? Что чувствуете в эту секунду — тепло, холод, радость, страх? Какой вкус во рту — кофе, табака, шоколада? Что слышите — музыку, детские крики во дворе, шум машин? Чем пахнет в комнате — духами, обедом из столовой, сиренью на столе? Такая маленькая разминка всегда помогает сосредоточиться на более серьезных вещах. Вернитесь в реальность, возможно, ваши мысли были где-то далеко или просто отвлекало что-то несущественное? Расконцентрированность отнимает силы. В голове остается еще много места для ненужных и незначительных деталей, на которые вы отвлекаетесь и теряете умственную энергию. А надо уметь с помощью самоконтроля сосредоточиться на наиболее важных в этот момент делах.
| Rabotaite.io.ua - сайт о работе и карьере |
| Бизнес и Работа |