Самое сложное в работе кадровой службы - это первая беседа с людьми при приеме на работу. Поэтому подготовке и планированию беседы с поступающими на работу сотрудник кадровой службы и руководитель любого уровня должны уделять серьезное внимание, поскольку от правильного ведения беседы во многом зависит успешность кадрового подбора.
Беседа представляет собой метод получения психологической информации на основе вербальной (словесной коммуникации). Беседа является одним из основных методов изучения работника при приеме на работу, правильное проведение которой в сочетании с другими методами обеспечивает эффективность прогнозирования использования работника на тех или иных должностях.
Социально-психологические требования к проведению беседы:
во-первых, желательно иметь заранее подготовленный план беседы, например, в форме типового вопросника для поступающих на работу, составленный на основе данных практической кадровой деятельности, а также достаточных знаний о профессиональных требованиях к конкретному рабочему месту;
во-вторых, необходимо попытаться в начале беседы снять первое напряжение с работника, расположить его к откровенной, доверительной беседе;
в-третьих, стараться не принимать во внимание первое впечатление, дать пришедшему работнику возможность высказаться;
в-четвертых, необходимо говорить с работником языком, понятным для него, избегать задавать прямые вопросы, а больше пользоваться наводящими;
в-пятых, стараться не допускать отклонения беседы от основного направления;
в-шестых, оценивать работника и свои впечатления о нем только после окончания беседы, учитывая при этом свои возможные предубеждения.
Правильная подготовка к беседе с поступающим на работу включает несколько взаимосвязанных этапов или стадий.
Первой стадией в процессе подготовки к беседе является планирование времени для предстоящей встречи (ознакомление с анкетными данными, время для разговора, время для обдумывания и принятия решений после собеседования). По мнению специалистов, за 1 - 1,5 часа можно получить необходимую информацию, о квалификации и некоторых других качествах претендента и сделать вывод о соответствии его имеющейся должности.
Следующий этап - необходимо продумать, в каких условиях будет проходить собеседование (в размещении кадровой службы, у руководителя цеха или предприятия и т.д.). При этом следует учить следующее: обеспечение конфиденциальности. Это очень витое условие для того, чтобы человек мог говорить свободно и откровенно, особенно в тех случаях, когда обсуждается причина ухода с прежней работы; исключение всех факторов, отвлекающих от беседы (телефонные звонки, появление посторонних сотрудников, посетителей и т.д.); обеспечение наиболее благоприятной для собеседника обстановки (удобное место, доброжелательность и вежливость в общении).
При подготовке к собеседовании необходимо четко сформулировать основные вопросы, связанные со стоящими задачами перед организацией. Перечень вопросов не должен быть длинным, потому что некоторые ответы кандидата могут повлечь еще ряд непредвиденных вопросов.