Можно привести ряд факторов, связанных с выполнением основных функций руководителя, которые приводят к напрасной трате времени. При планировании:
- нет цели, порядка выполнения дел в соответствии с их важностью или планом работы на день;
- переменчивый порядок выполнения дел;
- невыполнение заданий до конца;
- управление в условиях кризиса;
- отсутствие сроков выполнения той или другой работы;
- нереалистичная оценка времени (попытки брать на себя слишком много дел).
При организации:
- слабые навыки самоорганизации;
- дублирование работы;
- неумение разграничивать ответственность и власть.
При работе с кадрами:
- необученный (не соответствующий работе) персонал;
- недостаток штата или, напротив, раздут штат;
- недостаточное внимание к подчиненным (они остаются один на один со своими проблемами – в результате руководитель много чего должен «переделывать»).
При управлении:
- стремление все делать самому;
- рутинные дела;
- неумение заинтересовывать определенным делом других;
- неспособность к координации усилий и работе в коллективе.
Для руководителей, которые рационально используют время, характерны такие черты:
- заботливое отношение к своему времени, осознание, что это бесценный ресурс;
- сознательное и целенаправленное использование времени для решения не одной, а нескольких задач сразу;
- умение делегировать свои полномочия;
- подход к решению проблем основан на оценке его эффективности.
Проанализировав основные ошибки, можно увидеть, что в чем-то вы таки расточали время. А важно использовать его рационально.
Для этого рекомендуем:
1. Используйте время только на решение самых нужных и наиболее интересных проблем.
2. Распределяйте время таким образом, чтобы его хватало для дел и отдыха.
3. Не нужно подгонять время. Не стремитесь вытиснуть из него больше, чем это возможно, потому что истощение организма заберет потом у вас больше энергии, времени.
4. Если для решения дела у вас оказалось много времени, то используйте сэкономленное время с пользой для дел и семьи.
5. Избегайте неорганизованных людей, которые отбирают у вас время или хотят выиграть его для собственных интересов.
6. Пытайтесь упростить будничные дела, чтобы иметь время для познания окружающего мира.
7. Не откладывайте работу, а выполняйте ее сразу.
8. Никогда не говорите, что не стоит чего-то начинать, потому что мало времени: время даст ответы и сделает свое.
9. Желательно планировать свое время на день, неделю, месяц, год, а затем делать самоанализ: чем обогатились и как распорядились временем.