Кому и зачем нужен отчет по итогам тренинга?
Ответ прост: опытным, профессиональным менеджерам организации и вдумчивому, профессиональному тренеру. Тему профессионализма подчеркну не для усиления эффекта: дело в том, что тренинг не самоцель, а средство достижения результатов, нужных для организации и ее сотрудников. Для организации-заказчика тренинг - лишь составная часть работы с персоналом.
Естественно, что профессиональный менеджер, заказывая тренинг, подумает о том, как можно отследить его результаты, и запросит документ, в котором они будут отражены, то есть отчет. Так же естественно для тренера-профессионала эти результаты проанализировать и описать в итоговом документе, то есть, в отчете. Интересы заказчика и исполнителя полностью совпадают.
Организации-заказчики далеко не всегда предусматривают написание отчета. Во многих случаях запрос на составление отчета возникает только к концу тренингового курса. Происходит следующее: тренинг подходит к концу или закончен, и вдруг высшее руководство (неожиданно для организаторов тренинга) проявляет интерес к результатам уже проделанной работы.
Руководство можно понять: после того, как деньги потрачены, было бы странно не поинтересоваться итогами работы. Тонкость в том, что анализ хода и результатов обучения - это дополнительная услуга, которая требует от исполнителей дополнительной работы.
О чем рассказывает отчет
Сама природа этого документа определяет его итоговый, обобщающий характер. Отчет напоминает заказчику и организатору замысел тренинга, его основные цели и содержание, описывает проделанную работу, трудности (если они были), может упоминать работу участников, их вовлеченность, отношение к тренингу. Специальное внимание обычно уделяется результатам тренинга. Нередко отчет заканчивается предложениями по дальнейшей работе с участниками, выводами для организации в целом.
Особый вопрос: как заказчик, организатор и исполнитель понимают задачи тренинга, согласованы ли их представления? Может оказаться, что организатор стремился провести первую большую программу в организации, чтобы расширить масштабы своей работы, руководство компании имело в виду просто развить командный дух, а ведущие искренне пытались выработать согласованное понимание миссии и стратегического видения компании, которое отсутствовало не только у сотрудников, но и у высшего руководства.
Если согласование замысла не проведено заранее, отчет поможет восполнить это пробел хотя бы после тренинга. В любом случае смысл проделанной работы лучше прояснить, чем оставить невыясненным. Если тренинг прошел неудачно, в интересах заказчика запросить отчет с анализом неудач, описанием обстоятельств, возможных причин и, - обязательно, - с конструктивными выводами. В обычном случае (то есть после хорошо проведенного тренинга) отчет помогает не только подвести итоги, но и наметить перспективы. Напомним, что результаты тренинга не исчерпываются отзывами участников.
"Но ведь за отчет нам не заплатят:" Эту фразу сказал тренер, которого попросили написать краткий отчет для компании-заказчика. В тренинговом центре этой фразы он больше не повторял. Ему вежливо объяснили: суммировать результаты тренинга - привычка профессионала, дать заказчику предложения на будущее - в интересах как самого заказчика, так и исполнителя, не понимать этого - значит не понимать интересов основных действующих лиц, то есть не понимать самого главного:
Сказанное не означает, что менеджерам-заказчикам всегда нужно ожидать от исполнителей бесплатных отчетов. Напротив, если организация хочет получить картину проделанной работы, отчет следует специально заказать и оплатить.
Речь о другом: отчет это документ, позволяющий и организации и тренеру профессионально выстроить и подытожить проделанную работу. Если такого документа специально не запрашивают, стоит составить его для внутреннего пользования. В индивидуальном варианте, - "отчет для себя", - это своего рода профессиональный дневник, который позволит тренеру отследить свое продвижение. В служебном варианте, - внутренний отчет, - это маркетинговая информация для соответствующего отдела тренинговой компании или для "внутреннего маркетинга" тренинговых услуг, если речь идет об отделе тренинга или работы с персоналом. В любом случае отчет - это ценная итоговая информация.
Распространенное упущение заказчиков - не запрашивать отчет о проведенной работе, распространенная ошибка исполнителей - не предлагать его заранее, до начала тренинга. Типичное содержание отчета: исходная ситуация, цели и задачи тренинга, характеристика группы участников, основные результаты, отзывы участников, предложения по организации последующих тренингов, подготовке групп, содержанию возможной работы по поддержке результатов обучения.